Usein kysyttyä Integration 2022 -tapahtumasta

1. Ilmoittautuminen

Miten voin ilmoittautua tapahtumaan?

Voit ilmoittautua Integration 2022 -tapahtuman verkkosivuilla julkaistun linkin kautta sen jälkeen, kun ilmoittautuminen on avattu. Ilmoittautuminen avataan syksyllä 2022.

Milloin ilmoittautuminen päättyy?

Ilmoittautuminen tapahtumaan on auki 29.8.–17.10.2022.

Maksaako tapahtumaan osallistuminen?

Tapahtumaan osallistuminen ja tapahtumaan kuuluvat ruokailut eivät maksa mitään, mutta ilmoittautuminen on sitova tarjoilujen varaamisen vuoksi. Mahdollisen majoittumisen Tampereella ja matkat Tampereelle osallistujat maksavat itse.

Mitä henkilötietoja ilmoittautumisen yhteydessä kerätään?

Ilmoittautumisen yhteydessä kerätään osallistujan nimi, sähköposti, organisaatio ja ruokavalio. Näitä tietoja tarvitsemme tapahtuman viestintään ja järjestelyihin.

Voinko osallistua vain toiseen tapahtumapäivään?

Keräämme ilmoittautumiset tapahtumaan päiväkohtaisesti eli voit osallistua vain toiseen päivään. Ota huomioon, että ilmoittautuminen on sitova. Esimerkiksi ruokailut varataan ilmoittautuneiden määrän mukaan. Älä kuitenkaan ilmoittaudu varalta molempiin päiviin, jotta ruokahävikkiä ei synny, jos päätätkin tulla paikan päälle vain toisena päivänä. Iltatapahtuman osallistujamäärä on rajattu, joten kannattaa varata oma paikka sinne nopeasti.

Voinko osallistua vain yhdelle ohjelmakaistalle?

Keräämme alustavaa tietoa ohjelmakaistoille osallistumisesta kiinnostuksen perusteella, mutta kaistojen välillä voi vaihtaa suhteellisen vapaasti. Ainoastaan mahdolliset kaistakohtaiset työryhmiin jakamiset tehdään työryhmiin ilmoittautumisen perusteella.

Miksi kaikki osallistujat eivät mahdu iltatapahtumaan? Miksi iltatapahtumaa ei järjestetä Tampere-talossa, jotta kaikki osallistujat mahtuvat?

Tampere-talo ei ole käytettävissä maanantai-iltana. Tampereella ei ole tarjolla monia tapahtumapaikkoja, jotka vetäisivät koko osallistujamäärän, joten iltatapahtuman osallistujamäärää oli pakko rajoittaa.

Järjestäjät kannustavat osallistujia järjestämään illaksi muita vapaamuotoisia tapaamisia ja verkostoitumiskohtaamisia, jos iltatapahtumapaikka jäi saamatta. Lisäksi kannattaa liittyä jonottamaan iltatapahtuman paikkoja.

Iltatapahtuma täyttyi, enkä saanut paikkaa. Voinko saada vielä paikan jotenkin?

Valitettavasti iltatapahtuman paikat on jaettu ilmoittautumisjärjestyksessä. Halutessasi voit liittyä jonottamaan mahdollisesti vapautuvia paikkoja.

Jonotuslistan kautta vapautuneista paikoista ilmoitetaan sähköpostilla. Jos saat jonopaikan, ota se vastaan vuorokauden (24H) sisällä viestin saapumisesta. Tarkkaile siis saapuneita sähköposteja ja muista tarkistaa myös roskapostikansiosi.

Minulle on tullut este, enkä voikaan osallistua tapahtumaan/iltatapahtumaan/toiseen tapahtumapäivään. Miten toimin?

Peruuta ilmoittautumisesi tai muuta ilmoittautumistasi ilmoittautumisen yhteydessä saamasi vahvistussähköpostin linkin kautta. Jos olet hukannut vahvistusviestin, voit lähettää sähköpostia osoitteeseen [email protected] Suosittelemme kuitenkin ensisijaisesti käyttämään vahvistusviestin linkkiä.

Unohdin ilmoittautua ruokailuun/kertoa ruoka-aineallergiasta/haluan muuten muokata ilmoittautumiseni tietoja. Mitä teen?

Voit muuttaa lomakkeella antamiasi tietoja ilmoittautumisen yhteydessä saamasi vahvistussähköpostin linkin kautta. Jos olet hukannut vahvistusviestin, voit lähettää sähköpostia osoitteeseen [email protected] Suosittelemme kuitenkin ensisijaisesti käyttämään vahvistusviestin linkkiä. Tee muutokset 21.10.2022 mennessä.

Sairastuin juuri ennen tapahtumaa, enkä pääse osallistumaan, ja peruutusaika on jo umpeutunut. Pitääkö minun ilmoittaa, etten pääse paikalle?

Jos et sairauden takia pääse osallistumaan, etkä pysty enää perumaan osallistumistasi ilmoittautumislomakkeen kautta, sinun ei tarvitse ilmoittaa sitä erikseen järjestäjille. Rohkaisemme osallistujia tarkkailemaan oloaan ja jäämään matalalla kynnyksellä kotiin esimerkiksi flunssaoireiden vuoksi.

Voiko Integration 2022 -tapahtumaan osallistua etänä?

Integration 2022 on suunniteltu pidettäväksi ensisijaisesti lähitapahtumana. Tilaisuudessa Tampere-talon isoon saliin sijoittuva yleisohjelma ja yksi ohjelmakaista striimataan livenä. Vielä ei ole tiedossa, mikä kaista sijoittuu isoon saliin.

Lisäksi etänä on mahdollisuus osallistua Integration 2022 -oheistyöskentelyyn verkossa sekä tutustua tilaisuuden esityksiin Kumppanuusalustalla.

Saanko ilmoittautumisesta vahvistuksen?

Ilmoittautumisesta tulee erillinen vahvistus. Lähetämme osallistujille tarkempaa tietoa ennen tapahtumaa viikon 44 alussa.

2. Näytteilleasettaminen

Miten voin päästä näytteilleasettajaksi?

Voit hakea näytteilleasettajaksi Integration 2022 -sivustolla julkaistavan lomakelinkin kautta. Linkki julkaistaan 4.5.2022. Perustele lomakkeessa, miksi haluat ilmoittaa organisaatiosi/hankkeesi näytteilleasettajaksi ja miten esittelisit toimintaasi näyttelyssä.

Valitsemme hakemuksesta enintään 30 näytteilleasettajaa.

Milloin haku näytteilleasettajaksi päättyy?

Haku näytteilleasettajaksi päättyy 25.5.2022.

Miksi näytteilleasettajien määrää on rajattu?

Tapahtuman näytteilleasettajien määrää on täytynyt rajata resurssien ja tapahtumatilojen koon vuoksi. Näyttelypisteestä peritään pieni maksu, joka riippuu siitä, kuinka iso näyttelypiste on.

Millä perusteilla näytteilleasettajat valitaan?

Valitsemme näytteilleasettajat alueellisen ja sisällöllisen edustavuuden perusteella. Lisäksi painotamme valinnassa tapahtuman teemoja (kaistasisällöt ja kumppanuus).

Voinko hakea näytteilleasettajaksi yhdessä toisen toimijan kanssa?

Voit. Suosittelemme yhdessä hakemista mahdollisuuksien mukaan, jotta esille saadaan useampia toimijoita.

Millaisen näyttelypisteen voin pystyttää?

Voit esittää näyttelypisteellä videota, PowerPoint-esitystä omalta laitteeltasi tai olla läsnä livenä. Huomaa, että tapahtuma tarjoaa näyttelypisteellä enintään tuolin, pöydän ja sähköt. Lisäksi voit ohjata vierailijoita eteenpäin esimerkiksi verkkosivuillesi, julkaisuun tai muuhun tuottamaasi materiaaliin tai jakaa materiaalia osallistujille.

Toivomme, että huomioitte ympäristövaikutukset materiaalien hankinnassa ja tuottamisessa. Kannustamme suosimaan kestäviä ja ympäristöystävällisiä vaihtoehtoja.

3. Tapahtumapaikka

Missä tapahtuma järjestetään?

Integration 2022 järjestetään Tampere-talossa Tampereella. Ensimmäisen tapahtumapäivän iltatilaisuus järjestetään Vapriikissa Tampereella. Vapriikkiin mahtuu vain nopeimmat ilmoittautujat, mutta Tampere-talossa on tilaa kaikille osallistujille.

Miten pääsen tapahtumapaikalle?

Tampereelle voi saapua lentäen, junalla, linja-autolla tai omalla autolla.

Tampere-talo on noin 650 metrin kävelymatkan päässä rautatieasemalta ja noin 800 metrin kävelymatkan päässä linja-autoasemalta.

Tampere-talon omat saapumisohjeet (sisältäen pysäköinti omalla autolla tullessa)

Vapriikin saapumisohjeet

Julkisen liikenteen aikataulut ja -reitit Tampereella, yliopiston edustalla ja Tampere-talon kohdalla pysähtyy useita linjoja.

Onko tapahtuman aikana mahdollisuus siirtyä rauhallisempaan tilaan?

Tapahtumassa on käytössä rauhallisempi tila, jota on mahdollisuus käyttää esimerkiksi hiljentymiseen ja rukoiluun.

Onko tapahtumapaikka esteetön?

Tietoa Tampere-talon esteettömyydestä

Tietoa Vapriikin esteettömyydestä

Miten ruokavalioni on otettu tapahtumassa huomioon?

Ilmoittautumisten yhteydessä kysytään tiedot ruokavaliosta. Tiedot ruokavalioista toimitetaan molemman tapahtumapaikan keittiöön ja ne otetaan huomioon aterioita valmistettaessa. Ruokavaliotieto on tietosuojan alaista ja sekä järjestäjät että tapahtumapaikat käsittelevät tietoa asianmukaisesti.

4. Tapahtuman ohjelma

Mihin kellonaikaan tapahtuma järjestetään?

Tapahtuma järjestetään Tampere-talossa maanantaina 7.11. klo 9.30–16.15 ja tiistaina 8.11.2022 klo 9.00–15.30 sekä Vapriikissa maanantaina 7.11.2022 klo 18.00–20.00.

Huomaa, että ilmoittautuminen paikan päällä alkaa 7.11. jo klo 8.30 ja jatkuu 9.30 asti, jolloin kaikille osallistujille yhteinen ohjelma alkaa Tampere-talon isossa salissa. Tiistaina 8.11. ilmoittautumisaika on 8.30–9.00. Saavuthan ajoissa, jotta vältät jonottamisen ja ehdit saliin ohjelman alkaessa.

Millaista ohjelmaa tapahtumassa on?

Tapahtuman ohjelma koostuu yhteisestä ohjelmasta ja kaistoille teemoittain jaetusta ohjelmasta. Ohjelmakaistoja on yhteensä viisi.

Tapahtumassa on seminaarityyppistä ohjelmaa, ohjattua verkostoitumista ja toiminnallista ohjelmaa.

Milloin ohjelma julkaistaan?

Julkaisemme ohjelman vähitellen syys–marraskuun aikana tapahtuman verkkosivuilla integration2022.fi ja tapahtumajärjestäjien sosiaalisessa mediassa.

Onko tapahtuman ohjelma vain suomeksi?

Järjestämme ohjelmaa myös ruotsiksi ja englanniksi.

Saako tapahtumassa esitettäviä materiaaleja jälkikäteen itselle?

Emme voi valitettavasti luvata ennakkoon materiaaleja jaettavaksi. Tapahtumassa esitettyjen esitysten ja materiaalien julkaisu riippuu siitä, saammeko niille julkaisuluvan puhujilta. Tapahtumassa mahdollisesti esitettyjen videoiden julkaisu riippuu siitä, täyttävätkö videot saavutettavuusvaatimukset ja siitä, onko videoiden julkaisuun lupa niissä esiintyviltä. Jos materiaaleja tulee jaettavaksi, siitä viestitään tapahtuman osallistujille tapahtuman jälkeen. Materiaalit jaetaan ensisijaisesti Kumppanuusalustan tapahtumalle perustettavan työtilan kautta.

Tallennetaanko tapahtuma?

Tapahtumaa ei tallenneta, mutta tapahtuman ohjelma voidaan osittain lähettää reaaliaikaisena verkkolinkin kautta.

Kuvataanko tapahtumassa? Saako tapahtumassa kuvata?

Integration 2022 -tapahtumassa osallistujien keskuudessa liikkuu myös järjestäjien valokuvaajia. Tapahtumaviestinnästä vastaavat henkilöt saattavat myös kuvata kännykkäkameralla osallistujia ja tapahtumaa.

Järjestäjillä on oikeus kuvata tilaisuudessa ja käyttää kuvia tapahtuman viestinnässä, mutta kuvien käyttö esimerkiksi seuraavan Integration-tapahtuman markkinoinnissa varmistetaan kuvassa olevilta henkilöiltä. Jos sinulla on laillinen tai turvallisuuteesi liittyvä peruste kieltäytyä valokuvissa ja videolla esiintymisestä, voit kertoa kuvaajille, että sinua ei saa kuvata. Syytä ei tarvitse kertoa.

Tapahtuman osallistujat saavat ottaa tilaisuudesta kuvia, mutta kehotamme tutustumaan turvallisemman tilan periaatteisiin sekä kysymään kuvassa esiintyvältä henkilöltä luvan esimerkiksi ennen kuvan julkaisua sosiaalisessa mediassa.

Milloin tapahtuman lopullinen ohjelma julkaistaan?

Tapahtuman ohjelma on julkaistu syyskuussa ja se päivittyy tapahtumaa edeltävälle viikolle asti.

Tapahtuman ohjelma koostuu viidestä ohjelmakaistasta ja kaikille yhteisestä yleisohjelmasta. Ohjelmaa voi seurata myös ruotsiksi tai englanniksi.

Onko kaikkea ohjelmaa mahdollista seurata ruotsiksi ja englanniksi? Onko tapahtumassa tulkkausta?

Jokaisella ohjelmakaistalla ja yleisohjelmassa on sekä ruotsin- että englanninkielisiä sisältöjä.

Tapahtumassa ei ole tulkkausta, mutta osa ohjelmasta saatetaan referoida kirjallisesti ruotsiksi ja/tai englanniksi.

Minut on kutsuttu puhujaksi tapahtumaan. Maksetaanko minulle matkakulut/puhujapalkkio/majoitus?

Ole yhteydessä ohjelmakaistasi yhteyshenkilöön eli henkilöön, jonka kanssa olet sopinut esiintymisestä tapahtumassa. Hän selvittää ja sopii kanssasi ao. asiat.

5. Terveys ja turvallisuus

Miten tapahtumassa on huomioitu terveysturvallisuus?

Tapahtuman osallistujamäärää rajataan tilanteen niin edellyttäessä. Tapahtumassa saa käyttää maskia tai hengityssuojainta.

Tapahtumassa on jaossa hengityssuojaimia, maskeja ja käsidesiä osallistujille. Koska ilmoittautuneiden määrä on suuri, kaikkien osallistujien toivotaan saapuvan paikalle ehdottoman terveenä. Muista, että moni osallistujista tai osallistujien läheisistä voi kuulua esimerkiksi koronavirustaudin riskiryhmään, joten jää matalalla kynnyksellä kotiin esimerkiksi flunssaoireiden vuoksi.

Jos joudut perumaan osallistumisen sairastumisen vuoksi tapahtumapäivänä tai edeltävänä viikonloppuna, siitä ei tarvitse ilmoittaa järjestäjille. Osallistumisvahvistuksen peruutuslinkki toimii 21.10.2022 asti.

Siirretäänkö tapahtuma verkkoon tai muutetaanko tapahtuma hybridiksi, jos terveysturvallisuus ja mahdolliset tapahtumarajoitukset edellyttävät sitä?

Integration 2022 -tapahtuma ei siirry verkkoon tai muunnu hybridiksi, vaan ensisijaisesti järjestäjät rajaavat osallistujamäärää ilmoittautumisjärjestyksen perusteella tai tapahtuman ajankohta siirretään myöhemmäksi, jos tapahtumarajoitukset ovat tapahtuman toteuttamisen kannalta merkittäviä.

Tapahtuman ilmoittautumislomakkeella puhuttiin turvallisemman tilan periaatteista. Milloin ne julkaistaan?

Turvallisemman tilan periaatteet julkaistaan lokakuun aikana heti, kun kaikki materiaalin käännökset on saatu.

 

Päivitämme usein kysyttyjä kysymyksiä tarvittaessa.